Структура и политика хранения информации, которую я представляю вашему вниманию используется мной уже более 3-х лет и позволяет следующее:

1. Надёжно и "под рукой" хранить все данные для доступа к различным аккаунтам и другие данные, которые нужны каждый день;
2. Иметь возможность быстро и без потерь произвести переустановку операционной системы;
3. Быстро, и потому вовремя проводить резервное копирование данных, баз данных и файлов поддерживаемых сайтов;
4. Иметь доступ ко всем своим данным из любой точки мира, где есть Интернет.

Организованное по моим рекомендациям хранение и резервное копирование данных не потребует денег (используется freeware) и значительных умений в управлении компьютером. Упрощается поиск файлов, что экономит ваше время, и повышается надёжность хранения данных.

Система хранения

Первое, что мы создаём - это несколько папок на вашем основном компьютере. Хорошо, если жёсткий диск компьютера поделён на 2 диска. Тогда мы полностью переносим все данные с диска, где установлена операционная система (обычно это диск C) на свободный от неё. Это позволит нам по первой необходимости отформатировать диск с операционной системой и установить её заново. Все данные на втором диске останутся нетронутыми и даже пути к ним останутся прежними. Мы экономим время, которое обычно тратится на восстановление системы, либо выемку данных со сломанного компьютера. Если на вашем компьютере один диск, то создаваемые папки позволят проще и быстрее производить резервное копирование, в том числе и перед переустановкой операционной системы.

Вот какие папки нужно создать:

• Временная
• На каждый день
• Конфиденциальная
• Настройки
• Проекты (сайты, учёба, хобби)
• Архив
• Программное обеспечение

Временная папка (tmp)

Во временную папку вы складываете всё то, для чего место на компьютере пока не определено - что нужно прочесть, посмотреть или с чем нужно поработать, прежде чем сохранять. Именно временные (например, сброшенные на рабочий стол) файлы чаще всего теряются при сбое в операционной системе. Поэтому полезно их собрать в одном месте, организовать оперативное резервное копирование и назначить день и время на неделе, когда вы будете наводить в папке порядок.

Папка на каждый день (today)

Здесь нужно хранить то, что нужно вам каждый день. Например, базу паролей, свои аватары регулярно изменяемые файлы.  

Менеджер паролей (база паролей)

KeePass - программа, позволяющая создавать базы паролей - зашифрованные и запароленные файлы, в которых вы храните имена пользователей, собственно пароли и дополнительную информацию: ссылку, текстовую заметку, любые прикреплённые файлы. Все записи можно разложить по группам. Пароли можно вводить самому или генерировать с помощью настраиваемого генератора паролей. Специальные кнопки позволяют поместить в буфер обмена (скопировать) имя пользователя и пароль не более чем на несколько секунд, после чего буфер обмена будет очищен.

Есть портативная версия и программа входит в набор утилит PortableApps. Линейка 1.XX работает под Linux, 2.XX - под Windows. Но в 2.10 есть возможность экспорта базы паролей в файл с расширением .kdb, который используется 1.XX линейкой - поэтому я создаю копию базы паролей для использования в Linux-системах.

Сайт - Скачать

Русификация: скачать архив с файлом перевода - распаковать из архива файл (.lng) и положить его в папку с КееPass на компьютере (в Phogramm Files) - открыть KeePass - в меню "File ..." выбрать: View - Change Language... - выделить Russian - нажать "Close" внизу - закрыть KeePass - открыть KeePass

Конфиденциальная папка (любое понятное и непривлекательное название: drivers, old)

К этой папке можно применить все меры усиленного контроля и защиты, например установить пароль или зашифровать содержимое, установить отслеживание любых изменений программами защиты данных. В ней лежат сканы документов.

Настройки (conf)

В папку с настройками можно сложить изображение рабочего стола, файлы настроек рабочих программ. 

Здесь я храню и папки с ярлыками программ. Из этих папок я создаю дополнительные панели инструментов. В Windows это делается так: клик правой кнопкой мыши по панели задач (между кнопкой "Пуск" и "часами") - Панели инструментов - Создать панель инструментов - выбираете папку. Новая панель появится на панели задач. Если снова кликнуть правой кнопкой мышки на панели задач и снять галочку "Закрепить панель задач", то за появившуюся вертикальную полосу новую панель можно расширить или вообще перенести в другое место. Например, её можно прикрепить к одной из сторон экрана и сделать "всплывающей" - правой кнопкой кликаем по панели и ставим галочки: "Поверх остальных окон" и "Автоматически убирать с экрана". Создавать такие панели имеет смысл, если вы пользуетесь устоявшимся набором программ, устанавливаете их в одни и те же папки и в одних и тех же папках храните файлы на всех своих компьютерах. Это значит, что системные пути в ярлыках будут одинаковыми для всех компьютеров и не изменятся после переустановки операционной системы.

Проектные папки: работа, учёба, хобби (wrk, edu, pro)

В эти папки нужно сложить всё, что относится к выполняемым вами за компьютером задачам. Принцип организации хранения: одна функция (обязанность) - одна папка. Например, в папке "wrk" может быть несколько подпапок: "count", "dpage.ru" и "edu". Потому что, когда вы садитесь за компьютер вы будете либо заниматься финансовым учётом, либо работать c сайтом, либо проводить обучение.

Внутри папки сайта ("dpage.ru") я создаю папки и по функциям, и по задачам. Например, есть папка "vk" - здесь материалы для публикации в vk.com - это папка для функции. И есть папки "tools-fault-tolerance" и "tools-mode" для работы над соответствующими страницами - это папки для задач. Когда работа над страницами будет завершена (задача выполнена) я перенесу папки в архив.

Бекап (backup-sql, backup-www)

Бекап - это ваша функция (обязанность), поэтому должна быть отдельная папка для него.

Базу данных сайта лучше бекапить каждый день. Чтобы помнить об этом - сделайте ссылку на страницу создания бекапа той, через которую вы заходите в панель управления сайтом: в закладке браузера или в поле "Ссылка" базы паролей.

Файлы сайта бекапить нужно по мере их изменения. Лучше сначала в отдельную папку вне облачного хранилища, потом сжать в ZIP и уже zip положить в папку проекта или в архив. Изображения, zip-архивы и файлы pdf имеют большой объём, их проще восстановить и они не являются целью заражения при взломе сайта. Поэтому проще регулярно бекапить исполняемые файлы движка и компонентов сайта, а раз в месяц бекапить изображения и документы.

Для предотвращения заражения бекапа сайта лучше его хранить на жёстком (+ в облаке) и на DVD.

Название для быстрого поиска

Когда в одной папке хранятся разные виды документов важно, называть их по единому стандарту. Так будет легче ориентироваться в большом списке файлов. Я использую принцип от общего к частному.

Например, если я знаю, что наиболее общим основанием для классификации и поиска нужного документа будет служить наименование заказчика - я назову документ так: заказчик - тип документа (договор, счёт, презентация ...) - дата - номер или версия. Так мне будет легко понять когда определённому заказчику выставлен последний счёт. Но, чаще всего счета имеют сквозную нумерацию, независимую от заказчика. Тогда лучше будет назвать счёт так: дата - номер - заказчик. Тогда в папке, отсортировав документы по их названию, я увижу последний счёт - он будет крайний с конца. Кстати дату лучше вводить в формате ГГГГ-ММ-ДД - тогда документы по дате будут сортироваться верно, а не так, что сначала будут все первые января, потом вторые января и т.д.) Версия документа - это небольшая приписка в названии файла, объясняющая его отличие от подобных в списке, очень удобно, когда версии подписаны, а не пронумерованы.

Названия папок также можно подчинить этой логике. Например, у папок в которых хранятся материалы для страниц данного сайта название начинается с раздела сайта: "tools-fault-tolerance", "tools-mode", "edu-1-hour", "edu-content-strategy". Список папок разбит на разделы по первым словам в названии папок. Но лишних кликов и переходов совершать не нужно, как если бы папки страниц были бы подпапками папок разделов.

Всё это экономит время не только потому, что вы не совершаете лишних переходов по папкам, но и потому, что система хранения повторяет логику вашего мышления. Если вы знаете, что будете делать с документом - значит точно знаете куда его сохранить. Самое главное -  вы знаете где искать документ: в папке, которая создана для выполнения соответствующей документу задачи. Поиск документов на компьютере - один из самых распространённых пожирателей времени и теперь вы от него избавитесь!

Оперативное резервное копирование

Все эти папки: временная, конфиденциальная, настройки и работа/учёба/хобби содержат документы:

• которыми вы пользуетесь каждый день;
• которые вам могут понадобиться не только на основном рабочем месте, но и в чужом доме или офисе (их лучше иметь с собой);
• потеря которых или отсутствие к ним доступа даже на короткий промежуток времени сильно скажется на ваших текущих делах.

Есть много решений для организации хранения, резервного копирования и синхронизации такого типа файлов - облачные хранилища. Рассмотрю те, которыми пользуюсь. 

Dropbox - приложение и интернет-сервис, позволяющий синхронизировать файлы любого вида на всех подключённых к вашему Dropbox-аккаунту компьютерах и сервере Dropbox. После регистрации вам предложат установить на свой компьютер приложение, которое будет из определённой папки вашего компьютера, как только в файл будут внесены правки, отправлять его на сервер Dropbox. По умолчанию используется папка Dropbox в папке "Мои документы", но можно (и нужно) указать свою на отличном от С диске: это делается в настройках. Установите Dropbox на любой другой ваш компьютер (рабочий или ноутбук) подключите его к тому же аккаунту - и теперь у вас в папке Dropbox на каждом из компьютеров всегда будут одинаковые версии одних и тех же файлов. И у вас будет возможность скачать свои файлы из любого места на земле (где есть Интернет), зайдя на сервер Dropbox.

Зарегистрироваться и скачать - Дополнение для GoogleChrome - История, о создателе (Forbes)

Сервис Яндекс.Диск позволяет организовать хранение также, как c помощью Dropbox: приложение синхронизирует файлы, сложенные в определённую папку. Доступ к файлам возможен через браузер - достаточно войти в свою почту на Яндекс.

Бесплатно даётся 10Gb.

Установить 

2,25 Gb места в бесплатном аккаунте Dropbox и/или 10Gb на Яндекс.Диске должно вам хватить с лихвой. Вот пара рекомендаций которых я придерживаюсь, чтобы оптимизировать свою работу с документами.

• Часть документооборота, особенно обсуждение и совместную работу с документом я перенёс в GoogleDrive (бывший Google Doc). Там же я создаю объёмные медиа-презентации.
• Устаревшие и неактуальные документы я собираю в архив, а видео, изображение и звуковые файлы я храню отдельно от документов (об этом ниже)

Итак папки для временных, конфиденциальных, рабочих, учебных и связанных с хобби файлов я предлагаю создавать внутри папки Dropbox или Яндекс.Диск - это решает проблему оперативного резервного копирования и быстрого доступа к ним из любой точки планеты, где есть Интернет.

Резервное копирование архивов

Вдохновляющий кавер на Queen от Acronis "Backup It All. Backup It Now"

См. на Youtube

Архив - наверное самое ценное, что есть на компьютере. Поэтому я не доверяю его хранение полностью ни одному носителю. Жёсткий диск - может выйти из строя и восстановление данных, если оно будет возможно, может затянуться на недели. Оптические диски царапаются и расслаиваются. Флешки перегорают.

Одним из наиболее надёжных на данный момент хранилищ является хранение в облачных сервисах (Dropbox, Яндекс.Диск - см. выше), но архив занимает много места и вам придётся доплачивать за него. К тому же файлы, лежащие на жёстком диске могут быть заражены или испорчены.

Поэтому я храню архив на трёх видах носителей: на жёстком диске, в облаке и на DVD. Если вы не хотите платить за дополнительное место в облачных хранилищах - храните только на жёстком диске и на DVD. 

Пока наиболее оптимальным решением для меня стало хранение всех документов, над которыми я когда-либо работал, в хронологическом порядке. В папке "Архив" у меня созданы подпапки 1987-1997, 1998-2001, 2002, 2003, 2004 и т.д. В папке 1987-1997 - то, что связано со школой, затем медицинское училище, затем ВУЗ, а затем папки для каждого года. Внутри папок есть папки нумерованные, например "05 09 Салют на поклонной" - это папка с фотографиями о том, как мы с друзьями ходили на салют в честь 9-го мая. И отдельные папки, повторяющие проектные папки - здесь хранятся не актуальные документы по проектам.

Единственное ограничение здесь заключается в том, чтобы одна папка с периодом жизни или годом умещалась на DVD-диск, то есть не превышала 4,5 Gb. Поэтому могут появиться папки -1 и -2.

Cофт

Очень полезно иметь сборник со всеми нужными вам программами (софтом), чтобы в случае переустановки операционной системы быстро восстановить функционал компьютера. Программное обеспечение хорошо собирать на диске или флешке, и для того, чтобы его можно было быстро установить там, где нет Интернета, а возможность поработать есть. Не забывайте и про портативные версии многих программ - PortableApps.

Страшная статистика

В заключении страшилка от хостинга Infobox, который предоставляет услуги по резервному копированию данных на коммерческой основе:

• 31% пользователей компьютеров как минимум однажды теряли ВСЕ данные;
• 30% предпринимателей после утраты данных прекращают деятельность в течение года;
• 60% предпринимателей, потерявших ВСЕ данные, прекращают деятельность в течение 6 месяцев после этого;
• 93% компаний, не сумевших в течение 10 дней после потери данных получить к ним доступ (восстановить), терпят банкротство в течение года;
• 50% предпринимателей, оставшихся без данных на такой срок, терпят банкротство сразу.

(Источники: Home Office Computing Magazine, National Archives&Records Administration in Washington, Strategic Reasearch Institute.)