Хранение и защита информации

Структура и политика хранения информации, которую я представляю вашем вниманию используется мной более года и позволяет следующее:

1. Надёжно и "под рукой" хранить все данные для доступа к различным аккаунтам и другие данные, которые нужны каждый день;
2. Иметь возможность быстро и без потерь произвести переустановку операционной системы;
3. Быстро, и потому вовремя проводить резервное копирование всех данных;
4. Иметь доступ ко всем своим данным из любой точки мира, где есть Интернет.

Организованное по моим рекомендациям хранение и резервное копирование данных не потребует денег (используется freeware) и значительных умений в управлении компьютером. Упрощается поиск файлов, что экономит ваше время, и повышается надёжность хранения данных ...

Система хранения

Первое, что мы создаём - это несколько папок на вашем основном компьютере. Хорошо, если жёсткий диск компьютера поделён на 2 и более дисков. Тогда мы полностью переносим все данные с диска, где установлена операционная система (обычно это диск C) на свободный от неё. Это позволит нам по первой необходимости отформатировать диск с операционной системой и установить её заново. Мы экономим время, которое обычно тратится на восстановление системы, либо выемку данных со сломанного компьютера. Если на вашем компьютере один диск, то создаваемые папки позволят проще и быстрее производить резервное копирование, в том числе и перед переустановкой операционной системы.

Вот какие папки нужно создать:

• Временная папка
• Конфиденциальная информация
• Настройки
• Работа/Учёба/Хобби
• Архив
• Видео/Изображения/Аудио/Программное обеспечение

Временная папка

Во временную папку вы складываете всё то, для чего место на компьютере пока не определено - что нужно прочесть, посмотреть или с чем нужно поработать, прежде чем сохранять. Именно временные (например, сброшенные на рабочий стол) файлы чаще всего теряются при сбое в операционной системе. Поэтому полезно их собрать в одном месте, организовать оперативное резервное копирование (об этом далее) и назначить день и время на неделе, когда вы будете наводить в папке порядок.

Конфиденциальная (защищённая папка)

В папке с конфиденциальной информацией можно хранить файлы для менеджера паролей (о нём ниже), ключи (файлы) для платёжных систем и программ и т.п. Именно к этой папке можно применить все меры усиленного контроля и защиты, например установить пароль или зашифровать содержимое, установить отслеживание любых изменений программами защиты данных. Я пользуюсь менеджером паролей, который создаёт зашифрованные файлы с паролем. В них я храню данные доступа к различным аккаунтам, сканированные копии важных документов. Поэтому саму папку мне ни шифровать, ни устанавливать на неё пароль не нужно. И я регулярно меняю пароли, что также повышает безопасность.

Настройки

В папку с настройками можно сложить изображение рабочего стола, рабочий файл календаря-напоминалки (пользуюсь offline-напоминалкой на случай перебоев с Интернет).

Зд6есь я храню и папки с ярлыками программ. Из этих папок я создаю дополнительные панели инструментов. В Windows это делается так: клик правой кнопкой мыши по панели задач (между кнопкой "Пуск" и "часами") - Панели инструментов - Создать панель инструментов - выбираете папку. Новая панель появится на панели задач. Если снова кликнуть правой кнопкой мышки на панели задач и снять галочку "Закрепить панель задач", то за появившуюся вертикальную полосу новую панель можно расширить или вообще перенести в другое место. Например, её можно прикрепить к одной из сторон экрана и сделать "всплывающей" - правой кнопкой кликаем по панели и ставим галочки: "Поверх остальных окон" и "Автоматически убирать с экрана". Создавать такие панели имеет смысл, если вы пользуетесь устоявшимся набором программ, устанавливаете их в одни и те же папки и в одних и тех же папках храните файлы на всех своих компьютерах. Это значит, что системные пути в ярлыках будут одинаковыми для всех компьютеров и не изменятся после переустановки операционной системы.

Работа/Учёба/Хобби

В эти папки нужно сложить всё, что относится к выполняемым вами за компьютером задачам. Принцип организации хранения: одна функция (обязанность) - одна папка. Например, в папке "Работа" может быть несколько подпапок: "Бухгалтерия", "Сотрудники" или "Статьи". Потому что, когда вы садитесь за компьютер вы будете либо заниматься финансовым учётом, либо составлять рабочие договора, либо писать статьи для сайта. Возможно разделение по заказчикам, если вы в единицу времени можете заниматься только одним заказчиком. Но если основная ваша обязанность - собирать сводные данные о заказчиках, лучше все исходные данные сложить в одну папку.

Когда в одной папке хранятся разные виды документов важно, называть их по единому стандарту. Так будет легче ориентироваться в большом списке файлов. Я использую принцип от общего к частному. Например, если я знаю, что наиболее общим основанием для классификации и поиска нужного документа будет служить наименование заказчика - я назову документ так: заказчик - тип документа (договор, счёт, презентация ...) - дата - номер или версия. Так мне будет легко понять когда определённому заказчику выставлен последний счёт. Но, чаще всего счета имеют сквозную нумерацию, независимую от заказчика. Тогда лучше будет назвать счёт так: дата - номер - заказчик. Тогда в папке, отсортировав документы по их названию, я увижу последний счёт - он будет крайний с конца. Кстати дату лучше вводить в формате ГГГГ-ММ-ДД - тогда документы по дате будут сортироваться верно, а не так, что сначала будут все первые января, потом вторые января и т.д.) Версия документа - это небольшая приписка в названии файла, объясняющая его отличие от подобных в списке, очень удобно, когда версии подписаны, а не пронумерованы.

Всё это экономит время не только потому, что вы не совершаете лишних переходов по папкам, но и потому, что система хранения повторяет логику вашего мышления. Если вы знаете, что будете делать с документом - значит точно знаете куда его сохранить. Самое главное -  вы знаете где искать документ: в папке, которая создана для выполнения соответствующей документу задачи. Поиск документов на компьютере - один из самых распространённых пожирателей времени и теперь вы от него избавитесь!

Оперативное резервное копирование

Все эти папки: временная, конфиденциальная, настройки и работа/учёба/хобби содержат документы:

• которыми вы пользуетесь каждый день;
• которые вам могут понадобиться не только на основном рабочем месте, но и в чужом доме или офисе (их лучше иметь с собой);
• потеря которых или отсутствие к ним доступа даже на короткий промежуток времени сильно скажется на ваших текущих делах.

Есть много решений для организации хранения, резервного копирования и синхронизации такого типа файлов. В последнее время среди них выявился лидер - это сервис Dropbox:

Dropbox - приложение и интернет-сервис, позволяющий синхронизировать файлы любого вида на всех подключённых к вашему Dropbox-аккаунту компьютерах и сервере Dropbox. После регистрации вам предложат установить свой компьютер приложение, которое будет из определённой папки вашего компьютера (по умолчанию - это папка Dropbox, но может быть и любая другая - она указывается на последнем шаге установки), как только в файл будут внесены правки, отправлять его на сервер Dropbox. Установите такое же приложение на любой другой ваш компьютер (рабочий или ноутбук) подключите его к тому же аккаунту - и теперь у вас в папке Dropbox на каждом из компьютеров всегда будут одинаковые версии одних и тех же файлов. И у вас будет возможность скачать свои файлы из любого места на земле (где есть Интернет, конечно))), зайдя на сервер Dropbox.

2,25 Gb места в бесплатном аккаунте Dropbox должно вам хватить с лихвой. Вот пара рекомендаций которых я придерживаюсь, чтобы оптимизировать свою работу с документами.

• Часть документооборота, особенно обсуждение и совместную работу с документом я перенёс в GoogleDoс. Там же я создаю объёмные медиа-презентации.
• Устаревшие и неактуальные документы я собираю в архив, а видео, изображение и звуковые файлы я храню отдельно от документов (об этом ниже)

Итак папки для временных, конфиденциальных, рабочих, учебных и связанных с хобби файлов я предлагаю создавать внутри папки Dropbox - это решает проблему оперативного резервного копирования и быстрого доступа к ним из любой точки планеты, где есть Интернет.

Резервное копирование архивов

Пока наиболее оптимальным решением для меня стало хранение всех документов, над которыми я когда-либо работал, в хронологическом порядке. В папке "Архив" у меня созданы подпапки 1987-1997, 1998-2001, 2002, 2003, 2004 и т.д. В папке 1987-1997 - то, что связано со школой, затем медицинское училище, затем ВУЗ, а затем папки для каждого года. Внутри папок есть папки нумерованные, например "05 09 Салют на поклонной" - это папка с фотографиями о том, как мы с друзьями ходили на салют в честь 9-го мая. И уже знакомые вам папки "Работа", "Учеба", "Хобби" - в них лежат те документы, которыми я пользовался в соответствующем году для работы, учёбы и хобби.

Архив - наверное самое ценное, что есть на компьютере. Поэтому я не доверяю его хранение полностью ни одному носителю. Жёсткий диск - может выйти из строя и восстановление данных, если оно будет возможно, может затянуться на неделю. Оптические диски царапаются и рассслаиваются. Флешки перегорают. Одним из наиболее надёжных на данный момент хранилищ является файлообменник с хорошей репутацией: я пользуюсь Narod.ru - но без интернета к нему нет доступа, закачивать туда по одному файлу не будешь, а закачать и скачать упакованные в большой архив файлы - это долго.

Поэтому я храню архив на трёх видах носителей: на жёстком диске и на оптических дисках в несжатом, доступном в любую минуту виде. А ещё я сжимаю файлы в архив и отправляю его на narod.ru. Потерять сразу все эти виды носителей - нужно постараться. В любой момент я могу переложить из папки "Работа" устаревшие документы в архив на жёстком диске компьютера, оттуда дописать их на DVD-диск с архивом соответствующего года, а затем сжать файлы в архив и отправить новую копию архива соответствующего года на narod.ru. Чтобы не запутаться - для чего уже создана резервная копия, а для чего нет - веду простую таблицу: в строчках - года, в столбцах - виды носителей на которых сделана копия.

Единственное ограничение здесь заключается в том, чтобы одна папка с периодом жизни или годом умещалась на DVD-диск, то есть не превышала 4,5 Gb. На narod.ru также единовременно можно закачать файл до 5 Gb. Поэтому могут появиться папки 2011-1 и 2011-2.

Видео, изображения, аудио и софт

Если фото в архив помещаются, то видео уже никак. Если ваша работа связана с графикой - у вас всегда должна быть под рукой собственная библиотека изображений, которая также нуждается в резервном копировании. Если вы работаете с видео или звуком - тоже будут большие файлы, которые не хочется потерять.

Хранить большие файлы, к которым нечасто приходится обращаться лучше на отдельном жёстком диске. А вот рабочие файлы проектов, создаваемых приложениями по обработке аудио и видео лучше в Dropbox: и не потеряются и версии файлов Dropbox сам создаёт - каждое сохранение после некоторого периода времени - это новая версия. Резервное копирование того, над чем вы непосредственно работаете лучше проводить на DVD-диск или флешку каждодневно. А когда проект завершён - отправить архивы на narod.ru Так не только надёжно хранить рабочие материалы, но и удобно: в любой момент можно взять диски или флешку и для выполнения какой либо особой операции c данными, пойти к знакомому, у кого компьютер мощнее, чем ваш.

Очень полезно иметь сборник со всеми нужными вам программами (софтом), чтобы в случае переустановки операционной системы быстро восстановить функционал компьютера. Программное обеспечение хорошо собирать на диске или флешке, и для того, чтобы его можно было быстро установить там, где нет Интернета, а возможность поработать есть. Не забывайте и про портативные версии многих программ - PortableApps.

В заключении страшилка от хостинга Infobox, который предоставляет услуги по резервному копированию данных на коммерческой основе:

• 31% пользователей компьютеров как минимум однажды теряли ВСЕ данные;
• 30% предпринимателей после утраты данных прекращают деятельность в течение года;
• 60% предпринимателей, потерявших ВСЕ данные, прекращают деятельность в течение 6 месяцев после этого;
• 93% компаний, не сумевших в течение 10 дней после потери данных получить к ним доступ (восстановить), терпят банкротство в течение года;
• 50% предпринимателей, оставшихся без данных на такой срок, терпят банкротство сразу.

(Источники: Home Office Computing Magazine, National Archives&Records Administration in Washington, Strategic Reasearch Institute.)