Продуктивное совещание за 1 час!

Проверенный на практике формат совещания, избавляющий руководителя от 3-х проблем:

1. Смещает акцент с отношений в коллективе на общую деятельность. Что налаживает отношения и сплачивает коллектив.

2. Поднимает мотивацию сотрудников, давая им ощущение, что они молодцы, занимаются важными делами и у них отлично получается.

3. Формат совещания выполняет неприятные и затратные функции руководителя: распределяет ответственность, порицает и поощряет поведение, выявляет лучшие практики, контролирует качество исполнения поручений.

Формат применялся 2 года в организации из 15 человек с 4-мя направлениями деятельности. Было проведено больше 100 совещаний.

Проведём первое совещание

Пригласите 5-7 сотрудников на совещание. Раздайте каждому 2 листа бумаги А4 и ручки. Себе возьмите 1 дополнительный лист.

Поприветствуйте сотрудников и поясните, что сегодня совещание пройдёт в новом формате. Им нужно будет больше говорить, чем вам. Это поможет сделать совещание более продуктивным. Совещание продлится 1 час 15 минут.

Собираем повестку

Первое, что вам нужно сделать — собрать повестку совещания. В повестку вносятся 3 категории вопросов:

1. Подскажите — сотрудник не знает, как что-то решить, ему нужна подсказка.

2. Делюсь — сотрудник решил задачу, которая возникает и перед другими сотрудниками и он хочет поделиться способом решения.

3. Проблема — сотрудник знает как решить задачу, предпринял действия, но встретился с проблемой.

Все вместе возьмите один лист А4 и разделите его на 2 равные части. В первой части запишите: «Вопросы». Дайте 2 минуты сотрудникам, чтобы сосредоточиться и записать сюда свои вопросы. Запишите ваши вопросы для совещания в этих же категориях.

Опросите сотрудников и выпишите на лист их имена и вопросы. Просите при формулировке вопроса начинать с названия категории вопроса. Объединяйте схожие вопросы в один пункт повестки. С этим опросом лучше уложиться в 5 минут. Очерёдность вопросов задаётся вами — руководителем, и может вами меняться в ходе обсуждения.

На первом совещании вопросов может быть и мало, и много. У разных сотрудников будет разное количество вопросов. Это нормально. Со временем количество вопросов стабилизируется и будет позволять рассматривать все вопросы в отведённое время.

Озвучьте общее количество вопросов. Разделите 25 минут на количество вопросов, чтобы понять время для обсуждения одного вопроса. В будущем на совещание всем нужно будет приходить с готовым списком вопросов.

Отчёты за неделю

Объясните сотрудникам, что к обсуждению вопросов вы приступите во второй части. Сначала вы просите их рассказать о прошедшей неделе.

Для этого во второй половине листа с вопросами, вы и каждый сотрудник отмечает 3-5 пунктов, о которых нужно рассказать собравшимся. Это ответы на вопросы: что сделано и что буду делать? Просто нужно перечислить свои задачи.

На доклад каждому отводится 3-4 минуты. Общее время для отчётов должно составить 25 минут. Можно задавать уточняющие вопросы, если что-то требует обсуждения, то это нужно сделать после совещания.

В будущем сотрудники должны приходить с готовым списком для отчёта.

Решения и распределение задач

После того, как все отчёты выслушаны, вы приступаете к работе с основной повесткой. Второй лист A4 предназначен для записи решений. Если в ходе обсуждения возникает задача, то исполнитель записывает её себе на лист.

Полученные подсказки записываются в виде решения, чтобы на следующем совещании исполнитель отчитался, помогла ли она ему. Так человек запросивший подсказку становится ответственен за её применение и запрос перестаёт быть оправданием отсутствия результата с его стороны.

Решения, которыми сотрудники делятся записываются либо всем, либо тому у кого такая задача возникает и на следующем совещании они делятся своим опытом применения данного решения. Так компания постоянно проверяет новые практики, чтобы выявить и закрепить лучшие из них.

По проблемам принимается общее решение, и если требуется, оно по задачам распределяется в листы решений сотрудников.

Ограничения и возможности

В ходе обсуждения вопросов постарайтесь не выходить за отведённое время. Для этого просите предельно кратко формулировать вопрос и предполагаемый ответ. Если вопрос можно решать не на общем совещании или он слишком объёмный — он снимается с повестки, в листы решений записывается задача по проведению отдельной встречи для его решения.

По итогам совещания, каждый из присутствующих заносит решения со своего листа в используемый вами таск-менеджер или хотя бы просто отправляет всем на e-mail. На следующем совещании он должен будет отчитаться по ним.

Второе и последующее совещание должны занимать 1 час: 5 минут на сбор повестки, 25 минут на отчёты, 25 минут на вопросы, 5 минут — в запасе.

Соблюдение временных рамок позволит и вам, и сотрудникам, более ответственно относиться к времени и реалистичнее расставлять приоритеты.

Такие совещания нужно проводить раз в неделю. Если вам хватает времени, то это означает, что в компании налажены горизонтальные связи, распределена ответственность и созданы оптимальные рабочие группы — на совещание выносятся только приоритетные и системные вопросы с подготовленными решениями. Поздравляю, вы прекрасный руководитель!

Пригласите модератора, чтобы он провёл совещание в описанном формате!

Vk, Fb, Tg